T&T 7 - Komunikační dovednosti: Jak se připravit na prezentaci a dosáhnout požadovaného efektu
Jak docílíme toho, abychom při prezentování byli úspěšní a měli z něj dobrý pocit? Pomůže nám, když se budeme již od samotné přípravy řídit několika zásadami.
1. Zvolit si vhodné téma (pokud si vybírat můžeme). To by nám mělo být dostatečně blízké. Problematika, která nám nic neříká, případně které nerozumíme, se nám bude prezentovat špatně a jen těžko zaujmeme naše posluchače. Pro vybrané téma bychom od samého počátku měli být nadšeni, což pomůže přesvědčivosti našeho vystoupení.
2. Na přípravu si vyhradit dostatečné množství času. Orientačně lze vynásobit čas, po který se chystáme hovořit, číslem deset. Vyjde nám délka pro potřebnou přípravu. Základem je stanovit cíl naší prezentace, z něhož budeme vycházet a podle kterého budeme celý projev koncipovat. V přípravné fázi je také třeba vyhledat si a soustředit různé materiály k danému tématu. Následně oddělit ty podstatné, které užijeme v každém případě, od nepodstatných, které přijdou na řadu jen tehdy, pokud budeme mít dostatek času.
3. Sestavit si v bodech osnovu prezentace, kterou zpracujeme na jeden papír velikosti A4 – pomůže nám, abychom při vystoupení na nic nezapomněli. V žádném případě není vhodné mít projev sepsán v celých větách a ty pouze číst! To by bylo na úkor kontaktu s posluchači. Do osnovy si také můžeme zaznamenat časový harmonogram prezentace. Jeho dodržení (bez častého dívání na hodinky!) vypovídá o naší profesionalitě.
4. Projev dobře strukturovat a rozdělit do přijatelných bloků. Promyslet si zejména zajímavý úvod a závěr výstupu – tedy části, které si posluchači nejvíce zapamatují.
5. Prezentaci „ušít na míru“ konkrétnímu publiku, které bychom měli znát a náš projev mu přizpůsobit například podle toho, zda se jedná o odborníky či laiky v dané oblasti, starší či mladší generaci a podobně.
6. Na místo, kde budeme projev přednášet, se jít předem podívat. Zkontrolovat zejména světelné podmínky a technické vybavení místnosti. Není asi třeba dodávat, že i samotnou prezentaci bychom si měli vyzkoušet nanečisto.
7. Na počátku samotné prezentace seznámit publikum s její osnovou, cílem, předpokládanou délkou i přestávkami. Prvních pár vět projevu je vhodné se naučit zpaměti, aby nám případná tréma nenarušila úvodní část prezentace. Snažíme se hned na začátku udělat dobrý dojem – být uvolnění, sebevědomí, rozhodní.
8. Při projevu nestát za pultem či stolem, které jsou zbytečnou bariérou, ale vhodně se pohybovat. Pro udržení pozornosti během celého projevu lze také využívat změn v tempu řeči, v intonaci hlasu, měnit barvu fixu, s nímž píšeme. Samozřejmostí jsou další prostředky pro podporu sdělované problematiky – audiovizuální technika, tabulky, obrázky a další materiály. A zejména je třeba sdělovat informace se zaujetím, které je nakažlivé!
9. Předvídat potenciální otázky publika (i ty nepříjemné) a předem si promyslet reakci na ně. Vyhneme se tak situaci, kdy nás otázka z publika zaskočí a nebudeme na ni umět reagovat.
10. Umět včas skončit. Tím ukážeme svou preciznost a také to, že si vážíme času našich posluchačů. Vystoupení by mělo v ideálním případě končit výzvou, apelem, který ovlivní posluchače žádoucím směrem.
autor: Ing. Lenka Holečková, VŠEM